Toimisto verkossa

Vaikka yrityksen perustajalla olisi loistava idea, tarvitaan vielä yhtä ja toista ennen kuin yritystoiminta pyörähtää käyntiin. Tarvitaan liiketoimintasuunnitelmia, laskelmia, hakemuksia, ilmoituksia, lupia ja paljon muuta. Uusi yrittäjä kaipaisi ehkä myös sparrauskumppania, jonka kanssa hioa suunnitelmiaan valmiiksi. Ja kun yritys sitten toimii, on edessä jälleen uutta muistettavaa, ilmoitettavaa, tilitettävää.

Hallinnollinen taakka on raskas kantaa, kun yrittäjä tai yrityksen perustaja etsii tietoa viranomaisten kulloisistakin vaatimuksista ja selvittää samoja asioita uudelleen ja uudelleen. Sekava ja hajanainen järjestelmä ei ole kenenkään etu, ja niinpä julkishallinnossa on voimallisesti lähdetty hakemaan uusia ratkaisuja asioinnin helpottamiseksi.

Verkkotoimisto on yrityksen sähköinen työpöytä
Suomessa on meneillään laaja julkispalvelujen sähköistämisohjelma (SADe-ohjelma, eli sähköisen asioinninn ja  demokratian vauhdittamisohjelma), jonka tuloksena kansalaiset ja yritykset voivat tulevaisuudessa hoitaa viranomaisasiointinsa verkossa. 

Yrittäjän arkea helpottavaksi palveluksi SADe-ohjelmassa valmistellaan parhaillaan yrityksen sähköistä työpöytää eli verkkotoimistoa. Yrityksen perustajan verkkotoimisto kokoaa sähköiselle työpöydälle yrityksen perustajan tarvitsemat palvelut ja asioinnin. Myöhemmässä vaiheessa mukaan otetaan myös toimivan yrityksen palvelut. Valmis verkkotoimisto tullaan liittämään osaksi yrityssuomi.fi –verkkopalvelua.

Tavoitteena on luoda työskentelytila, jossa yrityksen perustaja voi suunnitella yritystoimintaansa, laatia liiketoimintasuunnitelmia ja käyttää monipuolisia laskelmatyökaluja. Verkkotoimistossa voi hakea julkista rahoitusta, tehdä tarvittavat ilmoitukset tai hakea liiketoiminnassa mahdollisesti vaadittavat luvat. Verkkotoimistoon on mahdollista kutsua yritystoiminnan asiantuntijoita arvioimaan ajatuksia ja neuvomaan eteenpäin. Ja kun kaikki on valmista, voi verkkotoimistossa hoitaa myös varsinaiset perustamistoimenpiteet.

Tule mukaan asiakasraatiin ja osallistu kehitykseen!
Verkkotoimiston kehittäminen on nyt prototyyppivaiheessa. Jotta tuloksena olisi oikeasti yrittäjien tarpeisiin sopiva ja toimiva palvelu, haluamme saada sen tulevat käyttäjät mukaan kehittämiseen. Jos olet yrittäjä tai suunnittelet yrityksen perustamista tulevaisuudessa, ilmoittaudu asiakasraatiin. Toivomme ennakkoluulotonta ja avointa mieltä, näppituntumaa yritystoiminnannasta (kokemuskaan ei toki ole haitaksi!) ja halukkuutta osallistua mahdollisesti tuleviinkin kehityshankkeisiin.

Katso pohjustukseksi verkkotoimiston esittely YouTubessa, kesto 3 min.

Jos kiinnostuit, ota yhteyttä bloginpitäjään osoitteella merja.heinonen (at) ely-keskus.fi. Tehdään tästä yhdessä hyvä!

Pidellään SADetta

Ilostuin kovasti, kun huomasin eilen Twitter-virrassa Teemu Ropposen viestin Lausuntopalvelu.fistä. Oikeusministeriössä valmisteilla oleva palvelu vie lausuntomenettelyn verkkoon virkamiesten ja ministeriön sidosryhmien käytettäväksi. Palvelusta on nyt valmistunut prototyyppi lausuntojen pyytäjien ja niiden antajien testattavaksi.

Lausuntopalvelu.fi on esimerkki tuloksista, joita meneillään olevassa sähköisten julkispalvelujen SADe-ohjelmassa tavoitellaan (SADe = sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelma).

SADe uudistaa palvelumalleja
SADe on kunnianhimoinen julkishallinnon hanke, joka tähtää siihen, että kansalaiset ja yritykset voivat lähivuosina halutessaan hoitaa viranomaisasiointinsa sähköisesti verkkopalvelujen avulla. Tavoitteena on myös luoda asiakkaalle yhtenäinen palvelu viranomaisesta ja organisaatiosta riippumatta.

SADe-ohjelmassa on kuusi eri palvelukokonaisuutta, joiden toteutukseen osallistuu useita eri toimijoita, kuten valtion viranomaisia, kuntia ja kuntayhtymiä. Yhtenäisten ja ehjien asiointipalvelujen muodostuminen edellyttää asiakasprosessien suunnittelua ja siilojen murtamista. Tuloksena hallinnollinen taakka kevenee, valtionhallinnon toiminta tehostuu ja resursseja voidaan suunnata entistä tuottavammin.

Viestintä tekee tulokset näkyväksi
Valtiovarainministeriö hoitaa kiitettävästi SADe-ohjelman perusviestinnän. Nettisivuilla on paljon tietoa; on selvityksiä, raportteja, lausuntoja. Lisäksi VM julkaisee säännöllisesti uutiskirjettä, joka esittelee kaikkien palvelukokonaisuuksien tilannetta ja hankkeiden edistymistä.

Kukin palvelukokonaisuus puolestaan huolehtii oman vastuualuuensa viestinnästä. Lausuntopalvelu.fin löytyminen Twitteristä on mielestäni oivallinen esimerkki siitä, miten julkishankkeiden viestintää voidaan toteuttaa uudella ja vuorovaikutteisella tavalla. On hienoa, että yhteisin verovaroin tehtävää kehitystyötä halutaan näin tehdä näkyväksi ja nostaa yhteiskunnalliseen keskusteluun.

Lausuntopalvelu.fi on syntynyt oikeusministeriön vetovastuulla olevassa Kansalaisen Osallistumisympäristön palvelukokonaisuudessa. Tämä hanke viestii monipuolisesti ja hyödyntää myös sosiaalista mediaa. Esitteiden ja tiedotteiden lisäksi hankkeen työstä ja tuloksista kerrotaan mm. blogissa, Facebookissa ja Twitterissä. Erityisesti blogin kautta hanke on saanut ikään kuin kasvot; sieltä löytyvät hankkeen parissa työskentelevät ihmiset ja mahdollisuus lähettää kommentteja ja palautetta.

Uusien viestintäkanavien soisi leviävän
Me muissa palvelukokonaisuuksissa työskentelevät voisimme oppia paljon Kansalaisen osallistumisympäristö –hankkeen viestinnästä. Turhan usein me vielä viestimme perinteisesti, yhdensuuntaisesti tiedottamalla, upottamalla asioita nettisivujen uumeniin.

SADe on loistava ohjelma, ja sen tuloksilla tulee olemaan merkittävä vaikutus tietoyhteiskuntamme kehityksessä. Sen takia toivon, että myös sen viestintä olisi avointa ja eteenpäin suuntautuvaa, uudella tavalla tulevien palvelujen käyttäjiä osallistavaa.

Me muutkin voisimme ottaa rohkeasti käyttöön sosiaalisen median kanavia ja viedä valmistelussa olevia palveluja ja muuta kehitystyötä tulevien käyttäjien ulottuville. Voisimme tarjota kanavia jatkuvaan osallistumiseen, mielipiteen kertomiseen, ehdotusten tekemiseen. Uskon, että suorista asiakaskontakteista ja -palautteista olisi palvelunkehittäjille suurta hyötyä. Se myös lähentäisi hallintoa ja palvelujen käyttäjiä toisiinsa ja lisäisi avoimuutta.

Pidellään siis yhdessä SADetta, ja pidetään siitä myös yhdessä ääntä. Kerrotaan kaikille kaikin mahdollisin keinoin, mitä hienoa ja hyvää olemme tekemässä.