Yrittäjät verkkotoimistoa tekemässä

Tänään oli monellakin tapaa hieno päivä! Suomen suvi näytti meille aurinkoiset kasvonsa ja levitti lämpöään ainakin eteläiseen Suomeen. Aurinkoakin enemmän iloa ja lämpöä omaan sydämeeni toi kuitenkin Yritys-Suomen asiakasraadin ensimmäinen kokoontuminen. Asiakasraadissa pääsemme toden teolla kuuntelemaan käyttäjien ääntä, kun valmistelemme sähköisiä asiointipalveluja yrityksen verkkotoimistoon.


Työpajatyössä Jarmo, Markku, Juho, Joni ja Sampsa

 Yrittäjiä laidasta laitaan

Ensimmäisessä vaiheessa asiakasraadin muodostaa noin 15 hengen ydinryhmä. Jatkossa raatia on tarkoitus  laajentaa muutamaan kymmeneen henkeen, joiden osallistumisintensiteetti voisi vaihdella tilanteen ja tarpeen mukaan. Tänään kokoontunut ryhmä on taustoiltaan ja osaamiseltaan vakuuttavan monipuolinen ja ainakin tässä vaiheessa myös innostunut!

Joukossa on sekä elämänkokemuksen että yritystoiminnan konkareita, on nuoria ensiyrittäjiä ja on rohkeasti yrittäjyyteen tarttuneita uuden suunnan etsijöitä. Toimialat vaihtelevat ja sitä kautta myös näkökulmat ovat erilaiset.

Meidän tehtävämme on nyt pitää virettä yllä ja kannustaa tätä ryhmää osallistumaan, antaa sen ajatuksille tilaa lentää ja muovata niistä hyvän käyttökokemuksen tarjoavia palveluja yrityksen verkkotoimistoon.

Ensimmäistä tapaamista oli valmisteltu jo raadin verkkoyhteisössä ja joitakin kotiläksyjäkin oli tehty. Sen takia pääsimme tapaamisessa tutustumisen lisäksi käsiksi jo itse asiaankin.

Hyvän verkkopalvelun tunnusmerkit löytyivät
Päivän työpajoissa pohdittiin, millainen on hyvä verkko- ja asiointipalvelu. Keskusteluissa nousi esille selvä halu ja pyrkimys asioinnin yksinkertaisuuteen sekä useiden palvelujen tavoittamiseen samasta paikasta. Myös palveluihin kirjautuminen ja tunnistautuminen puhutti paljon. Toisaalta toivotaan helppoa ja yksinkertaista, mutta toisaalta halutaan myös ehdottoman turvallista asiointia. Asiakasraadin ajatukset tuntuivat kallistuvan siihen suuntaan, että yrityksen verkkotoimistoon olisi tarpeen saada pari eritasoista kirjautumista erilaisten tehtävien hoitoon. Jokapäiväiseen kevyeen asiointiin riittäisi kevyempi tunnistautuminen, ja vahvempaa tunnistusta tarvittaisiin vain erityistä suojaa vaativaan varsinaiseen viranomaisasiointiin. Tärkeimpänä pidettiin sitä, että kaikki palvelut kuitenkin voitaisiin tavoittaa yhdellä kirjautumisella.

Seurannan tulee olla vaivatonta

Viranomaisten kanssa meneillään olevien asioiden seurannan mahdollistavaa ns. asiointitiliä pidettiin tärkeänä. Asiointitilin avulla yritys voi seurata esim. rahoitus- tai lupahakemuksensa käsittelyä, saada tietoa käsittelyaikataulusta ja käsittelyn eri vaiheista. Tilillä myös kaikki asiointiin liittyvät dokumentit ovat kootusti yhdessä paikassa. Asiakasraadin vahva kanta oli, että asiointitilin tulisi olla eri viranomaisten yhteinen ja kiinteästi yrityksen verkkotoimiston osana. Mitään erillistä ja esim. erillisen kirjautumisen vaativaa palvelua ei haluttu.

Huimia oivalluksia

Päivä toi esille myös innovatiivisia oivalluksia, kuten interaktiivisen suomi-virkamies-suomi -sanakirjan. Sanakirjaidean taustalla on aito ja tunnistettu löytämisen vaikeus, joka usein johtuu siitä, ettei asiakas käytä samoja termejä ja käsitteitä kuin viranomaiset. Kuinka kukaan voisi ymmärtää, että ravintolaa merkitsevä tila onkin virkamieskielellä elintarvikehuoneisto? Tai kuka tietää, mitä ovat vesiviljelyeläimet? No, ne ovat esimerkiksi siellä ravintolassa tarjottavia viljeltyjä kaloja, rapuja ja simpukoita. Semanttisen webin välineillä tuollaisen sanakirjan toteuttaminen on aivan mahdollista.

Myös pikaviestimien käyttömahdollisuutta pidettiin tarpeellisena, ja niille löydettiin käyttöä etenkin asioinnin tukipalveluna. Virka-ajan ulkopuolella käytössä voisi olla esimerkiksi Ikean Annan tyyppinen tietokantapohjainen automaattichat.

Päivän päättyessä meillä oli harkittuja ja kokemukseen perustuvia määrittelyjä hyvästä verkkopalvelusta. Lisäksi saimme roppakaupalla kommentteja ja ehdotuksia valmisteilla olevan verkkotoimiston ominaisuuksista ja toiminnallisuuksista. Niitä nyt työstämme ja annamme tulokset jälleen raadin arvioitaviksi.

Asiakasraati on tästä eteenpäin mukana verkkotoimiston kehitysvaiheissa ja osallistuu jokaisen vaiheen testaukseen ja kommentointiin. Yhteinen työmme on alkanut ja uskon sen aikanaan kantavan kauniin hedelmän.