Virkamies verkossa

Kolme vuotta sitten bloggasin otsikolla Virkamies vaikenee yhteisöllisessä mediassa. Pohdin ja vähän ihmettelinkin sitä, miten vähän virkamieskunta ja julkishallinto olivat lähteneet mukaan yhteisöllisiin verkkopalveluihin ja vuorovaikutukseen asiakkaidensa kanssa. Samaa ihmettelen vieläkin. 

Viime lauantaina 28.12.2013 Pekka Sauri kirjoitti samasta aiheesta Helsingin Sanomien Vieraskynä–palstalla. 

Kolmen vuoden aikana yhteisöllisen median termi on vakiintunut sosiaaliseksi mediaksi, ja Facebookin, Twitterin ja blogien lisäksi uudet palvelut kuten Pinterest, Instagram ja Google+ ovat yleistyneet. Mutta vaikka välineet ja mahdollisuudet ovat lisääntyneet, ei vuoropuhelu julkishallinnon ja asiakkaiden välillä juuri näytä kasvaneen. Tiedän kyllä, että on esimerkkejä myös hyvin toimivista julkishallinnon somefoorumeista. Mutta aika harvassa kuitenkin.

Facebook-sivut ja Twitter-tilit löytyvät jo lähes jokaiselta itseään vähänkään avoimena ja nykyaikaisena pitävältä julkishallinnon organisaatiolta. Blogien suosio ei ole hiipunut.

Uudet välineet, mutta vanhat tavat

Mutta kuten kolme vuotta sitten, nykyäänkin näitä kanavia tunnutaan käytettävän pääosin yksisuuntaiseen viestimiseen. Organisaatio tiedottaa niissä omista asioistaan. Keskustelunavauksia tehdään harvoin eikä kommentteihin esimerkiksi Facebook-sivuilla juuri vastata. Vaikuttaa siltä, että keskusteluihin ei haluta kannustaa, eikä ainakaan itse osallistua. "Keskustelkoot keskenään, me vain moderoimme."

Mutta miksi vain ”olla somessa”?  Miksi ei käytettäisi mahdollisuutta suoraan kontaktiin ja vuoropuheluun, asiakaspalautteeseen ja asiakkaiden osallistamiseen? Miksi ei vahvistettaisi asiakkaan ja viranomaisen suhdetta luomalla siihen merkityksellisyyttä ja inhimillisyyttä? Miksi ei oltaisi aidosti yhteydessä asiakkaisiin, kuunneltaisi ja osallistuttaisi keskusteluun?

Pelottaako avoimuus? Pelottaako kritiikki? Laiskuusko vaivaa? Vai onko kuitenkin kyse siitä, että verkon mahdollisuudet yhä ovat monille vieraita?

Kolmen vuoden takaiseen kirjoitukseen tullut kommentti taitaa edelleenkin olla melko osuva ja ajankohtainen: 

Kun töissä ollessani yllytin työkavereitani someen mukaan, sain usein vastauksia, että on sitä muutakin tekemistä kuin tuollainen hömppä tai että pitää tehdä oikeitakin töitä. Kun sitten seurasin, mitä sanojat todella tekivät, mietin että yhteisöllisen median käyttäminen saattaisi olla hyödyllisempää ja jopa tuottavampaa kuin tyhjät palaverit ja raporttien puuhastelu.

Tietysti sosiaalisessa mediassa tarvitaan järjenkäyttöä ihan siinä kuin muussakin organisaation toiminnassa.

On määriteltävä, miksi siellä ollaan ja mihin pyritään. Sen jälkeen on syytä etukäteen suunnitella, miten toimitaan eri tilanteissa ja millaisia asioita sosiaalisen median foorumeilla käsitellään. Joka riipaisuun ei kannata tarttua eikä hedelmättömään jankkaamiseen pidä antautua.  Pelisäännöt ja selkeä ohjeistus auttavat jokapäiväisessä työssä ja antavat kättä pidempää myös silloin, kun jotain yllättävää tapahtuu. Turku Energian somekriisi joulun aikaan antoi hyvän oppitunnin siitä, miten ei pidä toimia. Ei viestinnässä ylipäätään eikä etenkään sosiaalisessa mediassa.

Persoona peliin

Mitä sitten virkamieheltä voidaan vaatia ja mihin häntä velvoittaa? Pekka Sauri toteaa kirjoituksessaan, että keskusteluyhteyteen tarvitaan persoona, eikä muodollinen viranomaisrooli riitä siihen. Olen samaa mieltä. Olen samaa mieltä myös siitä, että hallinnon edustajan ei silti välttämättä tarvitse esiintyä omalla nimellään ja omalla persoonallaan. Monelle virkamiehelle se voi olla kynnyskysymys, vaikka itse en osaakaan ajatella muuta kuin henkilökohtaista läsnäoloa.

Olen kohtalaisen aktiivinen sosiaalisessa mediassa enkä ole erottanut työ- ja siviiliroolejani. Kuten en juuri muutoinkaan erottele työ- ja vapaa-aikaani. Ajattelen niin, että vaikka hallinto on jäykkää ja kankeaa, voin kuitenkin omalta osaltani kaataa raja-aitoja ja antaa viranomaiselle kasvot. Voin olla tavoitettavissa ja käytettävissä, vähän niin kuin kaupungilla joku kasvotuttu voisi tarttua hihasta, ja sanoa, että olisi asiaa. 

Mitään virallista lupaa tähän avoimuuteen minulla ei ole. Onpahan vain oma lupa palvella. 

Vuodenvaihde on hyvää aikaa tähytä tulevaisuuteen ja asettaa uusia tavoitteita. Voisiko ajatella, että ensi vuonna me virkamiehet ottaisimme uuden askeleen lähemmäs asiakkaitamme? Hyödyntäisimme sosiaalista mediaa ja antautuisimme keskusteluun? Emmekä sanoisi jo etukäteen, ettei se kuitenkaan toimi?

Yrityksellä on monta ystävää

Sitran yliasiamies Mikko Kososen haastattelu Suomen Kuvalehdessä on saanut aikaan keskustelua siitä, miten teollisen aikakauden rakenteet ja ajatusmallit eivät enää toimi, ja miten tarvitaan uusia toimintatapoja ja uutta ajattelua. Kososen näkökulma oli yhteiskunnan ylätasolla, mutta samat ajatukset pätevät myös hallinnon alemmilla portailla, siellä missä itse liikun.

Yrittäjyys ja yritysten menestyminen vaikuttavat tulevaisuuteemme merkittäväsi. Ilman yrityksiä ei synny työpaikkoja ja hyvinvointia. Yrittäjyyttä tulee siis tukea ja vahvistaa. Mutta tarvitaanko siihen todella kymmeniä ja taas kymmeniä eri organisaatioita, jotka neuvovat ja opastavat yrittäjää kädestä pitäen? En tiedä, ehkä tarvitaan. Mutta siinä rinnalla vertaisverkostoilla ja omatoimipalveluilla on tulevaisuudessa luultavasti yhä isompi rooli.

Itse ajattelen, että vähintään yhtä  tehokasta on madaltaa yrittämisen kynnystä, yksinkertaistaa ja vähentää hallinnollista taakkaa ja taivuttaa tietotekniikka sillaksi hallinnon ja yrityksen välille. Ne ovat isoja, kansallisen tason kysymyksiä, joihin haetaan ratkaisuja hallitusohjelmista ja kansallisista tietoarkkitehtuurilinjauksista (ICT2015). 

Siististi siiloissa
Sitran Kososen mukaan meiltä puuttuu sekä strategista ketteryyttä että kokonaisnäkemystä. Kukin valvoo vain omaa etuaan, ettei joutuisi luopumaan mistään. Olen samaa mieltä. Strategioitahan meillä kyllä riittää, hallitusohjelmasta alkaen joka virastoon ja siitä alaspäin. Ei ole niin pientä hanketta, ettei sille kannattaisi laatia perusteellista strategiaa. Mutta niiden toteutus jää usein puolitiehen. Ne unohtuvat kokoushuoneiden fläppitauluille, sanat eivät muutu teoiksi. Strategiatyössä ei ole sijaa kokeiluille ja uusille aluille.

Palveluja ja tietojärjestelmiä kehitetään yhä siiloissa, oman hallinnon ja viraston lähtökohdista. Asiakas ei ohjaa toimintaa. Vai mistä kertoo, että esimerkiksi julkisen yritysrahoituksen tai muun palvelun hakemiseen ei vieläkään ole yhtä yhteistä järjestelmää? Ei edes yhteistä lomaketta.

Jäykkyydestä ja siilojenvartionnista huolimatta on meillä sentään saatu jotain hyvääkin aikaiseksi.
Meillä on esimerkkejä myös uudesta ajattelutavasta ja poikkihallinnollisen yhteistyön tuloksellisuudesta. Kosonen mainitsee esimerkkinä Team Finlandin.

Itse en voi olla nostamatta esille Yritys-Suomea, jossa hallintorajat ylittävää, tavoitteellista yhteistyötä on tehty jo vuosia. On luotu yhteinen palvelumalli ja asiakkuusstrategia, yhteinen verkkopalvelu ja yhteinen puhelinpalvelu. Yritys-Suomen verkosto on yrittäjän kumppanina etenkin kotimaassa, ennen kuin Team Finlandin palvelut ovat ajankohtaisia.  

Voi luopumisen tuskaa!

Valitettavasti näyttää kuitenkin siltä, että uudet toimintamallit eivät vielä sittenkään näy kovin hyvin käytännön toimissa. Edelleen tässä maassa tehdään samoja tai lähes samoja asioita itsekseen ja erikseen. Lukemattomilla verkkosivuilla pidetään yllä samoja sisältöjä, oppaita painatetaan samoista asioista ja hankitaan omia sovelluksia omaan käyttöön. 

Kuitenkin yrityksen perustaminen, kasvu ja kehittyminen tapahtuu kutakuinkin samoin  kaikkialla Suomessa. Myös yrityksille tarjottavat palvelut ovat lähestulkoon samoja koko maassa. Yksillä ja samoilla nettisivuilla, oppailla ja esitteillä pärjättäisiin oikeastaan Utsjoelta Hankoon. Mutta silti esimerkiksi yrityksen perustamisen oppaita löytyy useita. Niissä on samat asiat hiukan eri järjestyksessä, toisessa kuvia enemmän kuin toisessa. Hämmentäähän se jo asiakastakin: mikä tieto on oikeaa, mihin voi luottaa? Kaiken kirjavien tietojärjestelmien yhteensopimattomuutta ja niistä syntyviä kustannuksia ei kärsi edes ajatella.

Samoja asioita tehdään, koska jokainen tietää sen parhaan tavan ja haluaa rakentaa omaa brändiään. Mistään ei ole oikeasti luovuttu, rinnalle ja päälle on vain tuotu uusia järjestelmiä ja uusia brändejä.  

Isoon muutokseen ei varmasti ole oikoteitä eikä helppoja ratkaisuja. Jos maan viisaat eivät ole niitä keksineet, en toki minäkään. Ja saattaahan olla, että en vain näe asioiden todellista laitaa. Ehkä siilot ovatkin jo kaatuneet, päällekkäisyydet poistettu ja tietojärjestelmähankkeet hyvässä mallissa. En vain ole huomannut sitä. Siinä tapauksessa suljen suuni ja pahoittelen mahdollisesti aiheuttamaani mielipahaa.

Virkamiesten avoin verkosto on syntynyt

Olen tuskaillut sitä, että julkishallinnossa muutokset tapahtuvat niin hitaasti, että teemme eri virastoissa samoja asioita päällekkäin, että teemme turhia asioita. Ja pahimpana kaikesta: että kiusaamme asiakkaitamme monimutkaisilla hallinnollisilla vaatimuksillamme. Olen miettinyt, miten voisimme enemmän kuunnella asiakasta, miten saisimme hänet mukaan suunnittelemaan palveluja.

Olen ollut virkamiehen kammiossani yksin, mutta olen aavistellut, että jossakin joku toinenkin virkamies saattaa miettiä samoja asioita. Olen tähyillyt siiloni yli ja nähnyt merkkejä, olen nähnyt etiäisiä muutoksesta ja avoimuudesta.

Viimein ääneen parkaisu, johon virkasisar ja sielunsisko toisesta hallintosiilosta vastaa!      

    

Sitten parkaisun kaiku saavuttaa pari yrittäjää, se saavuttaa Tekijät. Alkaa vuoropuhelu ja visiointi siitä, miten hallinto oikeasti voisi olla tukemassa yrittäjyyttä, miten saisimme Suomen takaisin tietoyhteiskuntien kärkeen. Syntyy ymmärrys, että kokoamalla yhteen muutosagentteja voimme saada jotain alkuun.

Huomaamme myös, että oikeastaan aika paljon on jo tekeillä, on syntynyt verkostoja kansalaisten ja hallinnon raja-aitoja kaatamaan ja avoimuutta edistämään. Korviimme kantautuu lisää viestejä halusta virkamiesten hallintorajat ylittävään kohtaamiseen.

Ja niin oli tullut synnytyksen aika. Tällä viikolla, 21.5.2013 perustettiin Facebook-yhteisö Virkamiesten avoin verkosto (VAV). Verkosto kerää samanmielisiä yhteen ja avaa poikkihallinnollisia näköaloja muutokseen ja avoimuuteen.

"Verkosto on muutosagenttien kohtaamispaikka, tiedon markkinatori, ideoiden vaihdanta-alue ja villien visioiden sparrausrinki."

Ryhmään on muutamassa päivässä liittynyt kymmeniä jäseniä; pääosin virkamiehiä, mutta myös muita, kuten yrittäjiä.

Keskustelu on ollut hyvin vilkasta ja moniulotteista. Esille on noussut isoja teemoja esimerkiksi JulkICT:n roolista ja lainsäädännön esteistä, mutta myös konkreettisia ehdotuksia, kuten liiketoiminnan transaktioiden automatisointi.

Ymmärrämme hyvin, että Facebook-ryhmä ei sinällään ratkaise yhtään mitään. Mutta keskustelua tarvitaan ja siitä on hyvä aloittaa. Kun tuomme ajatuksemme toistemme nähtäville, saamme kuvan siitä, mitä kohti haluamme pyrkiä ja mihin asioihin tulee tarttua.

Seuraavaksi on aika miettiä, miten ryhdymme kanavoimaan keskustelua teoiksi. Miten voimme purkaa tunnistettuja esteitä ja kehityksen jarruja, miten käynnistää yhteistyötä eri virastojen ja hallinnonalojen kesken käytännön tasolla ja käytännön tuloksia tuoden.

Vaikka meillä ei vielä ole valmista toimintamallia tai ohjelmaa, on ryhmä mielestäni silti arvokas jo nyt. Se osoittaa, että meitä on paljon ja että halua muutokseen on.

Elämme verkostojen aikakautta. Verkostoja on paljon ja ne verkottuvat edelleen keskenään ja avaavat jälleen uusia näkökulmia. Syntyy uusia kohtaamisia, syntyy uusia sattumahdollisuuksia. Virkamiesten avoin verkosto liittyy likeisesti ainakin Yrittäjän avoimeen verkostoon ja Tekijät-ryhmään.

Ryöpytköön siis keskustelu, sinkoilkoot kipinät ja puhaltakoot muutoksen ja avoimuuden tuulet!

Tietoyhteiskunta kuuluu kaikille

Osallistuin viime viikolla valtiovarainministeriön järjestämään esteettömyystyöpajaan.  

SADe-ohjemassa (Sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelma) valmistellaan parhaillaan toimintamallia, jonka avulla varmistetaan esteettömyyden huomioon ottaminen sähköisten palvelujen kehittämisessä.

On erinomaista, että tämä aihe nostetaan esille. Elämme ajassa, jossa kaikkialla läsnä oleva keinoäly ympäröi meitä, tietotekniikkaan nojaavat palvelut lisääntyvät ja sosiaalisen median merkitys kasvaa. 

Etenkin meidän julkisten verkkopalvelujen tuottajien on huolehdittava siitä, että edistämme yhdenvertaisuutta ja pienennämme ulkopuolelle jäämisen uhkaa.

Mm. kuulo- ja näkövammaiset sekä ikääntyvä väestö ja maahanmuuttajat muodostavat erityisiä kohderyhmiä verkkopalveluissa. Pelkästään selkokielen käyttäjiä on Suomessa 300 000. Erityisryhmät on otettava huomioon jo palvelujen suunnittelussa, ja esteettömyyden on toteuduttava palveluketjun jokaisessa lenkissä. Alusta loppuun asti. 

Esteettömyys merkitsee käytettävyyttä

Mutta lopulta esteettömyys merkitsee hyvää käytettävyyttä ylipäätään. Mitä jos ei tehtäisikään erillistä käyttöliittymää joillekin erityisryhmille, vaan tehtäisiin kaikille avoin ja saavutettava verkkopalvelu?

Työpaja oli minulle hyvin silmiä avaava. En missään nimessä ole suhtautunut esteettömyyteen aikaisemminkaan vähätellen; oikeastaan en ole suhtautunut siihen lainkaan. Edustamani verkkopalvelu luonnollisesti noudattaa EU:n määrittelemiä esteettömyysohjeita ja Julkisen hallinnon suosituksia (JHS).

Saavutettavuus ei ole vain standardeja

Mutta kuten työpajassa todettiin, täysin standardit täyttävä verkkopalvelu ei silti välttämättä käytännössä ole kovin saavutettava ja esteetön. Teknisen toimivuuden lisäksi on kiinnitettävä huomiota myös toimitustyöhön.  Ei kannata käyttää eri värejä sisältöjen ryhmittelyyn tai pelkkiä symboleja ilmaisemaan tärkeitä asioita. Kaikella ei-tekstuaalisella sisällöllä tulee olla tekstivastine. Videoissa voisi olla äänen lisäksi tekstitystä. Kuvien alt-tekstit auttavat paljon. Edellä mainitut eivät ole kovin isoja asioita toteuttaa, mutta parantavat huomattavasti esim. kuulo- ja näkövammaisen mahdollisuuksia käyttää verkkosivujamme.

Myös hyvä ja ymmärrettävä kieli on osa esteettömyyttä. Tässä meillä virkamiehillä olisi paljonkin tehtävää.  Asiakkaillemme ei ole iloa siitä, että verkkopalvelussamme asiat esitetään hallintojuridisesti täysin oikein, mutta kukaan ei ymmärrä niitä. Se ei ole saavutettavuutta eikä tue esteettömyyttä.

Ota kantaa ja osallistu keskusteluun

SADe-ohjelman esteettömyyden toimintamallista on käynnistetty osallistamishanke oikeusministeriön Otakantaa -palvelussa. Sivulta löytyy kuvaus toimintamallin ideasta ja sisällöstä, ja sinne on avattu kaksi keskustelua käsittelemään toimintamallin keskeisiä kysymyksiä. Osallistu sinäkin keskusteluun. Koska tietoyhteiskunta kuuluu kaikille.

Yksi käyttää ja toinen ei

Nimittäin Evernotea, Google Plussaa, Dropboxia, Facebookia, Twitteriä, Flickriä. Yksi twiittaa, bloggaa ja livestriimaa, toinen ei ole sellaisesta kuullutkaan.

Viime päivinä on useammallakin suunnalla käyty keskustelua nykyteknologian mahdollistamien työvälineiden käytöstä ja käyttämättä jättämisestä. IPadien ja muiden tablettikoneiden näpelöintiä esimerkiksi kokouksissa pidetään häiritsevänä ja sen katsotaan vievän huomiota pois itse asialta. Sen sijaan perinteisten kynän ja paperin käyttö eivät häiritsisi ainakaan eduskunnan puhemies Eero Heinäluomaa eikä perussuomalaisten puheenjohtaja Timo Soinia. 

Mm. Tieke ry:n tutkimus- ja kehittämisjohtaja Jyrki Kasvi kirjoitti asiasta blogissaan tammikuussa ja kannusti näitä politiikan konkareita tarttumaan somea sarvista ja antautumaan suoraan vuorovaikutukseen äänestäjien kanssa. Heinäluoma sitten jo paavin innoittamana taisi aktivoituakin omalla Twitter-tilillään.

Olemmeko jakaatumassa kahteen leiriin?
Onko kansalaisten välille repeämässä kuilu sen mukaan, miten he suhtautuvat uuden teknologian työvälineisiin ja sosiaalisen median käyttämiseen? Siltä vähän vaikuttaa. Toiset ovat kuin kalat vedessä ja tarttuvat innolla uuteen, tutkivat mahdollisuuksia ja vetävät sitten johtopäätöksensä niiden käyttökelpoisuudesta. Toiset pitävät yksioikoisesti turhana ja tarpeettomana kaikkea, missä käytetään tietokoneita ja tietoverkkoja; sosiaalinen media on suorastaan vaarallista.

Eikä kyse ole eroista pelkästään yksilötasolla. Myös organisaatiot hyödyntävät uusia välineitä vaihtelevasti ja toisin pakoin pidetään sinnikkäästi kiinni vanhoista työtavoista. Kuulin juuri eräästä varsin isosta julkisorganisaatiosta, jossa tiimillä on käytössään yhteinen paperikalenteri pomon pöydällä.

Totta kai jokainen itse arvioi, miten uusia palveluja ja välineitä käyttää, mutta murheellista on, jos kovin mustavalkoisesti asiaan suhtautuu. Monissa työtehtävissä voisi kai jo suorastaan edellyttääkin jonkinlaista innostuneisuutta uusiin työmenetelmiin ja välineisiin? Työntekijän iästä riippumatta.

Uudet taidot opitaan koulussa

Jotta työelämässä tarvittavien uusien viestintätaitojen ja -välineiden omaksuminen olisi kaikille helppoa, olisi tärkeää antaa nuorille mahdollisimman hyvät valmiudet jo koulussa. Helsingin sanomissa oli pari viikkoa sitten erinomainen mielipidekirjoitus lukioiden vanhentuneista työskentelytavoista. Äidinkielen ja kirjallisuuden lehtori Outi Kallionpää kirjoitti otsikolla Lyijykynien lähtölaskenta siitä, miten arki- ja työelämässä tarvittavien digitaalisten viestintätaitojen ja lukiossa opetettavien viestintätaitojen välillä on syvä kuilu, joka levenee jatkuvasti.

Kallionpää käy kirjoituksessaan läpi kirjoitusviestinnän muutosta, joka ei merkitse vain tietokoneita ja hyperlinkkejä, vaan myös vuorovaikutusta ja yhteisöllisyyttä. Näitä valmiuksia työelämässä tarvitaan. Kuten Kallionpää toteaa, vuosibonusta ei makseta kauniista käsialasta.

En oikein käsitä, että kouluissa yhä edelleen sinnikkäästi opetetaan kaunoa, mutta samaan aikaan näppäimistöä hakataan aina vain muutamalla sormella. Kymmensormijärjestelmän sisällyttäminen peruskoulun opetukseen olisi verrattoman helppo tapa nostaa työn tuottavuutta nykyisillä tietotyön aloilla.

Omasta mielestäni tietoyhteiskunnan mahdollisuuksien tulisi olla paitsi kaikkien ulottuvilla, ainakin jollakin tavoin myös kaikkien käytössä. Ei kaikkea kaikille, vaan tarkoituksenmukaisesti soveltaen. Kokonaan tietoyhteiskunnan ulkopuolelle en soisi kenenkään jäävän.

Ryhdyin Tekijäksi

Tänään ystävänpäivänä ryhdyin Tekijäksi. Virkamiehenä tahdon osoittaa, että hallinnossakin on aitoa halua muutokseen.  Tekijät on avoin verkosto, joka on aloittanut työnsä virittämällä keskustelua Tekijät –blogissa.

Konkreettisena tavoitteena on tasoittaa yrittäjän tietä, keventää hallinnollista taakkaa ja taivuttaa tietoyhteiskunta tuottavuuden nostamiseen. Vähemmän byrokratiaa = enemmän aikaa yrittäjän ydinbisnekseen.

Ymmärrän hyvin, että maailmaa ei muuteta bloggaamalla. Mutta tuomalla esiin monimutkaisuuden ja osoittamalla mahdollisuudet yksinkertaistamiseen voimme avata silmiä ja käynnistää muutoksen.

Aika muutokselle on otollinen. Tällä viikolla on julkaistu sekä Tulevaisuus 2030 -ennakointiraportti tulevaisuuden yritystoiminnasta että eduskunnan kasvuyrittäjyysryhmän raportti kasvuhaluisesta Suomesta. Tavoitteet ja toimenpiteet ovat näissä samansuuntaiset kuin Tekijöilläkin.

Tahtoa muutokseen näyttäisi siis löytyvän valtakunnan terävintä kärkeä myöten, tarvitaan vain tekijöitä. Verkostona voimme yhdistää aktiivisia toimijoita ja rohkaista haaveilijoita ja puhujia tarttumaan sanoista tekoihin.  

Julkaisimme tänään virkasisareni Johanna Kotipellon (La Kotipelto) kanssa yhteisen kirjoituksemme Tekijät-blogissa. Tuomme siinä esille keinoja, joilla helpottaa yrittäjän arkea ja samalla kohentaa suomalaisen tietoyhteiskunnan tuottavuutta. Olkaa hyvät: Tuottavuushypyllä takaisin tulevaisuuteen

Sinäkin voit tulla mukaan ja ilmoittautua blogin kirjoittajaksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen tekijatmail@gmail.com.

Niukkuus pakottaa uudistumaan

Yle julkaisi eilen uutisen, joka käsitteli EU:n rakennerahastokauden vaihtumista ja siitä todennäköisesti seuraavaa hankerahoituksen pienenemistä. Rahoituksen väheneminen tullee johtamaan muun muassa julkisen yrityspalvelutarjonnan supistumiseen.   

Uutisessa haastateltu virkamies arveli, että rahoituksen vähyys ajaa muutoksiin ja toiminnan tehostamiseen. Lisäksi hän arveli, että kaikki kärsivät. 

Jäin miettimään tuota kärsimistä. Johtaako toiminnan tehostumisen vaatimus todellakin automaattisesti kärsimiseen? Ja kuka siinä sitten kärsii?

Yksilötasolla tietysti kärsii se ihminen, jolta hankkeen päättyessä loppuu työ.  Kärsiikö palvelutaso? Ei välttämättä, jos toimintaa todella tehostetaan. Kärsiikö asiakas? Ei, jos toiminnan tehostamisen myötä syntyy esimerkiksi yksinkertaisempia tapoja asioida ja joustavia ja helposti saavutettavia sähköisiä palveluja.  

Tuotetaan asiakkaalle arvoa  

Itse olen taipuvainen ajattelemaan, että niukkuus ennemminkin antaa mahdollisuuden ja sysäyksen tehdä asioita eri tavalla ilman, että mikään välttämättä menee huonompaan suuntaan. Monimutkaisuuden purkaminen ja sähköiset palvelukanavat vapauttavat resursseja tehtäviin, joissa vaaditaan asiantuntijuutta ja tuotetaan asiakkaalle aitoa arvoa. Kuulostaa kliseeltä, mutta on totta.

Ylen jutussa nähtiin myös, että nyt olisi oikea aika palveluverkoston selkiyttämiselle ja toiminnan uudelleen tarkastelulle. Juuri niin.

Joko nyt olisi aika tulla ulos siiloista ja ryhtyä ihan oikeasti tekemään asioita yhdessä? Ilman päällekkäisyyttä, asiakkaan tarpeista lähtevällä paletilla ja palveluja luovasti yhdistäen? Joko nyt olisi aika tarjota asiakkaalle ehjiä palvelupolkuja, niin ettei asiointia ole pilkottu eri paikoissa hoidettaviksi pätkiksi?

Yrittäjän tie helpommaksi kulkea

Välineitäkin tuohon jo löytyy. On julkisten yrityspalveluorganisaatioiden Yritys-Suomi-verkosto. Puhalletaan siihen vähän lisää henkeä. On SADe-ohjelma, jossa valmistellaan yrittäjän sähköistä työpöytää, Oma Yritys-Suomea. Tehdään sinne asiakkaita kuunnellen hyvät palvelut ja työkalut. 

Ja ennen kaikkea: ollaan mukana mahdollistamassa sellaisia ympäristöjä, joissa yrittäjät voivat toimia ja verkottua keskenään. Vahvistetaan alustoja, joilla voi syntyä yrittäjien yhteisiä liiketoimintamahdollisuuksia. Yrittäjän paras kumppani on toinen yrittäjä, ei virkamies tai yritysneuvoja. Luodaan sellaiset rakenteet, joissa yrittämisen kynnys on oikeasti matalalla ja hallinnollinen taakka on kevyt kantaa.

Toisin kuin Ylen uutisessa haastateltu virkamies, minä en usko, että EU:n rahavirtojen ehtyessä kaikki kärsivät. Minä tahdon uskoa, että lopulta kaikki voittavat.

Netissä työaikana, hui kamalaa!

Tietoliikenteen seurantamahdollisuutta voi käyttää kaikkeen kivaan ja hyödylliseen, kuten esimerkiksi sen tutkimiseen, mitä sivustoja työtekijät käyttävät työpäivän aikana.

Kun tulokseksi saadaan, että aikaa kuluu mm. iltapäivälehtien sivuilla, Googlessa ja Facebookissa, on tulkinta selvä: henkilöstön tuottamasta tietoliikenteestä suuri osa on muuta kuin työtehtäviin liittyvää. Työntekijöitä muistutetaan, että Internet ja sähköposti on tarkoitettu työkäyttöön, niitä ei tule käyttää muuhun.

Ongelmana tuossa mielestäni on vain se, että miten esimerkiksi Googlen tai Facebookin käyttö työaikana voidaan yksiselitteisesti katsoa epäasialliseksi tietoliikenteeksi? 

Pois umpioista

Työnantajana olisin ennemminkin hyvin huolissani, jos työntekijöiden kaikki aika kuluisi tiukasti vain oman työtehtävän sisällä. Se mielestäni osoittaisi, että työntekijät elävät ahtaasti omassa umpiossaan eivätkä siten voi mitenkään törmätä uusiin ilmiöihin, yllättäviin sattumahdollisuuksiin tai ylipäätään mihinkään ajattelua uudistavaan ja kehittävään.  

Tunnustan: käytän Twitteriä työaikana. Ja Facebookia myös. Pidän tietysti yllä työhöni liittyviä tilejä, mutta sen lisäksi olen käyttänyt työaikana myös omia henkilökohtaisia tilejäni. Vastavuoroisesti olen kyllä iltaisin lähettänyt kotisohvalta työposteja ja valmistellut seuraavan päivän PowerPoint-esityksiä.

Jokainen voi halutessaan käydä katsomassa, ovatko twiittini ja julkiset Facebook-päivitykseni aivan pelkkää viihdettä vai voisiko niistä löytyä joitain työhöni liittyviä ulottuvuuksia? Voisiko seuraamastani twiittivirrasta löytyä jotain sellaista, joka jossakin yhteydessä jollakin tavoin käytettynä voisi edistää omaa työtäni sähköisten palvelujen ja palvelumallien kehittämisessä? Vai voisiko peräti ihan uppo-oudoistakin asioista ja ilmiöistä olla minulle jotain höytyä? Myös työssäni?

Jopa niiden paheksuttujen iltapäivälehtienkin nettisivuilta voi aika ajoin löytää omaan työhön linkittyviä aiheita, jotka saattavat johtaa jossakin muualla käytävän kiinnostavan – ja hyödyllisen - keskustelun äärelle.

Olisiko jo aika ajatella asiat uusiksi?                

Olen hyvin vahvasti sitä mieltä, että nykyajan tietotyötä ei tehdä entisin keinoin eikä sen tuloksellisuutta voi mitata entisin mittarein ja menetelmin.  Työtä tehdään yhteisillä ajattelualustoilla, jakamalla tietoa itse ja saamalla tietoa muilta.  Merkityksellinen tieto ei löydy enää vain omasta organisaatiosta tai edes omalta toimialalta. Huimaan kehityshyppyyn johtava oivallus saattaa syntyä jonkin itselle aivan vieraan aiheen parissa. Sosiaalisen median verkostosta voi löytyä polun pää, joka johtaa pois totutusta uomasta ja avaa silmät näkemään uuden ratkaisun.

Vuosi sitten inspiroiduin Esko Kilven pitämästä alustuksesta, bloggasinkin siitä silloin (Uuden työn jäljillä – ja minne se johtaakaan?). Kilven mukaan ”työ on toisiaan tarvitsevien ihmisten vuorovaikutusta”. Vuorovaikutusta etenkin me virkamiehet juuri tarvitsemme. Meidän on kuunneltava asiakkaitamme, meidän on haettava tietoa ja langanpäitä sieltä, missä asiakkaamme liikkuvat. Meidän on saatava kiinni heidän ajatuksistaan. Muutoin emme ole se avoin ja kehittyvä hallinto, joka sanomme olevamme.

Mittarit vaihtoon

Helpoiten tuo vuorovaikutus ja jopa henkilökohtainen yhteys syntyy juuri siellä Internetissä ja sosiaalisen median foorumeilla. Siis siellä, mikä katsotaan työajan ja tietoliikenneyhteyksien väärinkäytöksi.

Sen takia soisin, ettei työnajan asianmukaisuutta arvioitaisi työntekijöiden avaamien sivustojen ja nettiliikenteen perusteella. Etenkin kun niiden sivustojen, sosiaalisen median kanavien ja keskustelufoorumien seuraaminen kuuluu nykyään yhä useamman työntekijän tehtäviin ihan virallisestikin.

Ja jos työaika todella kuluu vääriin asioihin, on syytä selvittää, miksei työnteko maistu. Siihen voi hakea tukea vaikkapa tästä Reima Suomen mainiosta kirjoituksesta Työtä ei tarvita, vaan arvoa.